6:00 AM
Envío de guest gifts y materiales de bienvenida a Guacalito (programa y tarjeta de bienvenida, café, chocolates, licor)
ConfirmadoGuacalito · recepción
ResponsableAndreina
ApoyoAntía
Miércoles 9 de septiembre
Ritmo y Raíces
Tres Ceibas
Deadlines del día
3:00 PM
Tres Ceibas debe estar completamente listo
Tres Ceibas · Andreina
Equipo
Persona o proveedor
Cronología operativa · 25 registros
7:00 AM
a 3:00 PM
Montaje de audio, luces y pista de baile
ConfirmadoTres Ceibas
ResponsableVargas Productions
ApoyoAntía
7:00 AM
Recepción de proveedores y coordinación de load-in
ConfirmadoTres Ceibas
ResponsableAndreina
ApoyoGuacalito
8:00 AM
a 2:00 PM
Montaje de décor y florales
ConfirmadoTres Ceibas
ResponsableEnrique Rivera
ApoyoAntía
8:00 AM
Montaje de mobiliario, estaciones de caballo y setup general del venue
Pendiente de confirmarTres Ceibas
ResponsableGuacalito
ApoyoAntía
10:00 AM
Colocar los guest gifts en cada habitación para que estén listos al check-in (programa y tarjeta de bienvenida, café, chocolates, licor)
ConfirmadoHabitaciones de invitados · Guacalito
ResponsableGuacalito / Mukul
ApoyoAntía
11:00 AM
Coordinar tickets de alimentación de proveedores con Guacalito
Pendiente de confirmarTres Ceibas
ResponsableSayra
ApoyoGuacalito
Deadline operativo
3:00 PM
Tres Ceibas debe estar completamente listo
Tres Ceibas
ResponsableAndreina
Walkthrough final de producción y verificación de montaje completo.
3:00 PM
a 4:00 PM
Prueba de audio
ConfirmadoTres Ceibas
ResponsableVargas Productions
ApoyoWomager · Antía
4:00 PM
Fotografía de venue y décor antes del arribo de invitados
Pendiente de confirmarTres Ceibas
ResponsableRuben Gonzalez
ApoyoAntía
6:00 PM
a 9:00 PM
Inicio de evento / ejecución
ConfirmadoTres Ceibas
ResponsableAndreina
ApoyoGuacalito · Vargas · Womager
6:00 PM
a 9:00 PM
Banda en vivo
ConfirmadoTres Ceibas
ResponsableWomager
ApoyoVargas Productions
6:00 PM
a 9:00 PM
Fogata y antorchas
ConfirmadoTres Ceibas
ResponsableGuacalito
ApoyoAntía
6:00 PM
Artista en vivo: setup y sketches de invitados durante el evento
Pendiente de confirmarTres Ceibas
ResponsableRoberto Diaz
ApoyoAntía
6:30 PM
a 6:35 PM
Welcome Speech
ConfirmadoTres Ceibas
ResponsableDavid Cox
ApoyoAntía · Vargas (audio)
7:00 PM
a 7:30 PM
Clase de baile
ConfirmadoTres Ceibas
ResponsableJuan Ernesto Palacios
ApoyoAntía · Vargas (audio)
7:30 PM
a 8:30 PM
Cena
ConfirmadoTres Ceibas
ResponsableGuacalito
ApoyoAntía
9:00 PM
a 9:30 PM
Fin de evento · shuttles disponibles
ConfirmadoTres Ceibas
ResponsableGuacalito
ApoyoAntía
9:00 PM
a 11:00 PM
Desmontaje
Pendiente de confirmarTres Ceibas
ResponsableGuacalito
ApoyoVargas · Enrique Rivera · Antía
Producción paralela
Mukul
Montaje simultáneo mientras se ejecuta Ritmo y Raíces. Líder: Keyla.
8:00 AM
Retirar mobiliario y cojines de La Palapa · liberar áreas de producción
Pendiente de confirmarMukul
ResponsableGuacalito
ApoyoKeyla
8:00 AM
Liderar producción paralela de la fiesta principal de David
ConfirmadoMukul
ResponsableKeyla
ApoyoGuacalito · Vargas · R2 + Jemax Luna · Mobiliato
6:00 PM
a 10:00 PM
Montaje de escenario, pista de baile, proyector exterior e iluminación exterior
ConfirmadoMukul
ResponsableVargas Productions
ApoyoKeyla
6:00 PM
Audio, programación de iluminación e infraestructura técnica
Pendiente de confirmarMukul
ResponsableR2 + Jemax Luna
ApoyoKeyla · Vargas
6:00 PM
Entrega de mobiliario
Pendiente de confirmarMukul
ResponsableMobiliato
ApoyoKeyla · Guacalito
9:00 PM
a 10:00 PM
Prueba de audio
ConfirmadoMukul
ResponsableVargas Productions
ApoyoKeyla
Protocolo obligatorio · importante para todos los proveedores
Cierre y Entrega del Espacio
Al concluir cada evento, el espacio utilizado deberá quedar completamente desalojado, limpio y organizado, procurando devolver cada área a su estado original.
Antes de retirarse, cada proveedor deberá:
- 1.Retirar todos sus materiales, equipos, cajas, residuos y elementos de producción.
- 2.Verificar que no queden pertenencias ni materiales en el área.
- 3.Dejar mobiliario, instalaciones y espacios utilizados en su lugar y forma correspondiente.
- 4.Tomar fotografías del espacio una vez finalizado el desmontaje, dejando evidencia de que el área quedó limpia, ordenada y correctamente entregada.
Las fotografías deberán conservarse como respaldo de la entrega del espacio.